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智能档案柜和传统档案柜相比有什么优势?
- 2019-11-25-

相较于智能档案柜,传统的档案管理方式与技术手段导致的问题也是日益明显,致使用人单位档案的信息化管理不能满足实际需要,而新兴的智能档案柜却颇受喜爱。传统的档案手工管理,工作流程繁琐低效,整理时间较长;档案存放次序容易被打乱,由于人工操作的随意性和不可避免的一些失误,档案存放次序难免被打乱,造成查找的困难;档案查阅耗时长,随着档案规模与档案种类的数量越来越大,要准确查找某一卷档案时,需要将所有的档案都要筛查一遍,耗时耗人耗力;每年年底都会对档案进行一次盘点,传统的档案管理办法要想全面盘点一次,那将是一项十分庞大的工程。鉴于以上传统档案管理向智能档案柜进行转换迫在眉睫。

智能档案柜有以下几方面优点:1.贮存量大,特殊设计使每个柜子中革出夹层,大大增加了储存量。2.自动有效,电脑系统操作控制,实现自动管文件资料及物品,大幅度减轻管理人员的工作量。3.减少占地,顾客可根据本单位档案管理库房的实际情况,量身打造适合的智能档案柜,节省空间,还提高了空进利用率。

智能型档案密集架集成管理系统。由一套管理软件进行控制管理,实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房的管理控制等。无序存放,有序管理。想必档案管理人员应该对这点感同身受,智能档案柜高度智能化,在整个档案存取过程中,具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。

主控电脑将存/取信息发送至终端,并发出提示信号,档案管理员根据系统发出的提示信号进行存取工作。在档案位置变更时,智能档案柜系统会自动记录新档案的存放位置,这样更加方便快捷,将工作简化,提高工作效率。智能温度调节,智能系统与设备智能控制,无需人工进行记录温度,实现自动控制。


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